Снижение издержек в кризис с помощью независимой инвентаризации

Перед лицом кризиса все равны. И малый, и большой бизнес сегодня решает одни и те же проблемы. Пока поставщики повышают цены, а банки — процентные ставки по кредитам, компаниям жизненно необходимо сократить свои издержки. Как сделать это?

Ольга Кузнецова, основатель компании ORRLA, предлагает вам один из эффективных путей оптимизации затрат.

 Контроль над товарными ценностями как залог эффективности работы

В кризис именно материальные ценности, в частности товарные запасы, находятся под большой угрозой, и задача бизнеса — добиться их сохранности. Чтобы сделать это, необходимо обеспечить их правильный учет.

На первый взгляд эта задача не так сложна. Например, как в розничной компании, ведется учет товаров? При поступлении они зачисляются, а затем, после продажи, списываются. Но если речь идет о больших объемах товара или крупных закупках, важно контролировать движение этих ценностей.

Главный инструмент такого контроля — инвентаризация. Она проводится для того, чтобы проверить фактическое наличие товарных ценностей. И здесь возможны варианты…

Например — продавец, продавший товар, но не выбивший чек и не списавший его. Подобные хищения случаются очень часто, и самостоятельная инвентаризация далеко не всегда выявляет их — ведь в этом случае считать товар может тот же сотрудник, который его «продал».

Это — только одна из причин, по которым инвентаризация должна быть независимой. Она позволяет защитить ваши материальные ценности, гарантировать, что все подсчеты будут выполнены правильно.

Что такое независимая инвентаризация и как она помогает сокращать издержки бизнеса?

Независимая инвентаризация проводится специалистами сторонней фирмы. Они не заинтересованы в том, чтобы искажать или подтасовывать результаты. Напротив, их задача — дать максимально точную информацию о наличии товара, оборудования и других материальных ценностей.

Проведение инвентаризации независимыми компаниями — это принятая во всем мире практика. Сегодня она становится все более распространенной и в России.

Независимая инвентаризация дает бизнесу следующие преимущества:

1. Правильная постановка учета товарных ценностей.

При независимой инвентаризации товар маркируются и пересчитываются. Руководство компании получает файл, содержащий полные сведения об имеющихся в наличии ценностях. Чтобы вести учет основных средств в дальнейшем, достаточно поддерживать уже обеспеченный инвентаризацией контроль над ними.

2. Защита материальных ценностей от краж и хищений.

К независимой инвентаризации не допускаются сотрудники предприятия, на котором она проводится. Подсчет и сканирование проводятся независимыми учетчиками. При этом в процессе инвентаризации проверяется соответствие товара информации, заявленной на штрихкоде или этикетке, при необходимости вскрываются упаковки с товаром, учет ведется во всех помещениях предприятия, что исключает двойной подсчет одного и того же товара. Материально ответственные сотрудники просто не могут исказить результаты инвентаризации — они в ней не участвуют.

3. Прямая экономия.

Периодически каждое предприятие проводит инвентаризацию. Во-первых, она необходима перед выполнением аудита. Во-вторых, для розничных компаний регулярный пересчет товара является важнейшим инструментом контроля. Самостоятельная инвентаризация может быть организована двумя способами:

· привлечение персонала — этот способ, как правило, используют небольшие предприятия. Инвентаризация ведется работниками компании под контролем руководящих лиц. В этом случае она связана с серьезными издержками. Во-первых, предприятие во время инвентаризации не работает. Во-вторых, компания оплачивает инвентаризационные дни своим сотрудникам (как правило, привлекается весь штат);

· использование собственной команды ревизоров — этот способ распространен в крупных торговых сетях. Считается, что ревизоры обеспечивают более точный подсчет, их привлечение защищает от искажения результатов (на практике это далеко не всегда так). При этом содержание постоянного штата ревизоров влечет за собой немало дополнительных расходов: на оборудование, заработную плату, социальные отчисления, организацию рабочих мест и т.п.

Оба этих метода неэффективны в сравнении с независимой инвентаризацией. Она обходится в среднем на 30% дешевле в сравнении с содержанием собственного штата ревизоров. При этом ее результаты являются более точными.

Обратимся к опыту западных коллег

Западные компании работают в условиях свободного рынка намного дольше в сравнении с российскими предприятиями. Многие из них успели пережить множество кризисов, и даже более того: на случай проблем в экономике страны у таких компаний разработаны собственные антикризисные программы. Иными словами — работа в кризис для таких предприятий фактически является «штатной», обычной ситуацией.

На пути сокращения издержек западные компании давно отказались от собственных штатов ревизоров. Проведение инвентаризации уже давно отдано на аутсорс — это дешевле и надежнее. Сегодня такие же решения принимают и работающие на российском рынке предприятия. В их числе Stokmann , Intedex Group (бренды Zara , Stradivarius и т.п.), а также многие другие. Отказ от самостоятельной инвентаризации особенно активно идет именно сейчас, когда компании просто обязаны оптимизировать свои расходы, чтобы продолжать деятельность. Тут можно найти ролики на любой вкус и выбрать, что тебе по душе. Можно даже найти, как сын трахает мать в пизду, заросшую волосами и кончает на лобок.

Как независимая инвентаризация помогает сохранять ваши деньги?

Это заложено в самой процедуре независимой инвентаризации.

1. На первом этапе все помещения компании делятся на зоны так, чтобы вести учет в офисе, на складе, в подсобных помещениях, в торговых залах и т.п. Перемещение товара во время инвентаризации категорически запрещено не только со склада в зал, но и с полки на полку в рамках одного стеллажа. Это позволяет не только ускорить подсчет, но и исключить ситуации, когда один и тот же товар считается два раза (например, сначала на складе, а затем в торговом зале, куда его выносит кто-то из сотрудников компании).

2. Зоны распределяются между счетчиками, и начинается сканирование. Использование сканеров обеспечивает быстрый подсчет товаров, а также минимизирует влияние человеческого фактора.

3. После завершения сканирования проводится ручной пересчет товара. При этом проверяется соответствие штрихкодов и этикеток самому товару, чтобы избежать пересорта.

4. После ручного пересчета его результаты сравниваются с результатами сканирования. Если результаты не совпадают, товар еще раз пересчитывается вручную. Если снова остаются расхождения — проводится повторное сканирование. Это дает двойную гарантию точности результатов.

Независимая инвентаризация организована так, чтобы исключить возможность подтасовки, подмены, неправильного подсчета товара.

Результаты инвентаризации передаются руководству компании. Они могут использоваться разными способами:

· для постановки или восстановления учета основных средств;

· для восстановления финансовых потерь с привлечением материально ответственных сотрудников в случае, если при инвентаризации выявлены хищения или кражи;

· для анализа защищенности товара в торговом зале (например, результаты инвентаризации могут показывать «слабые» места в магазине — участки, в которых кражи товара наиболее вероятны или случаются чаще всего);

· для предоставления сторонним организациям (аудиторским компаниям, кредитным учреждениям и т.п.).

Таким образом, проведение независимой инвентаризации оказывается необходимой мерой — как с точки зрения безопасности и сохранности основных средств, так и с точки зрения оптимизации работы компании. Сокращая издержки, имея полный контроль над бизнесом, повышая эффективность работы с товарными запасами, компания сможет не только благополучно «пережить» кризис, но и использовать эти наработки в дальнейшем для того, чтобы ускорить свое развитие и повысить прибыли. 

К ленте новостей