Независимая инвентаризация как антикризисная мера

Кризис — это возможность отсечь лишнее, оптимизировать алгоритмы работы, привести бизнес в порядок и сделать его более устойчивым к внешним проблемам. Чтобы добиться всего этого, в первую очередь необходимо минимизировать издержки — именно это является залогом рентабельности, развития, успеха. Для того, чтобы снизить издержки сейчас, бизнесу необходимо принимать целый ряд мер, и одна из них — переход к независимой инвентаризации.Руководитель компании ORRLA и специалист по независимой инвентаризации Ольга Кузнецова приводит целый ряд аргументов в пользу такого решения. Инвентаризация с привлечением независимых специалистов становится самой настоящей антикризисной мерой, причем она эффективна не только для фирм, занятых розничными продажами, но и для других компаний.

Учет основных средств как инструмент контроля

До сих пор российские компании далеко не всегда уделяют должное внимание учету основных средств. Так, среди наших клиентов было немало предприятий, которые вели его формально. Независимая инвентаризация в таких случаях показывала значительные недостачи — данные бухгалтерского баланса не совпадали с фактическим наличием материальных ценностей.

Дело в том, что компании, не занимающиеся продажами и не имеющие товарооборота, часто считают, что инвентаризация им попросту не нужна. Между тем, используемое ими оборудование, оргтехника, мебель, инструменты представляют собой ценность, на закупку всего этого компания тратит деньги. Чтобы эти затраты были гарантированно эффективными, необходимо вести качественный учет основных средств.

Наши специалисты выполняют как постановку такого учета, так и его поддержание путем инвентаризаций. В первом случае оборудование маркируется, ему присваиваются инвентаризационные номера, баланс корректируется по фактическим данным. Во втором случае выполняется проверка, пересчет оборудования, мебели, инвентаря.

Это нужно как для того, чтобы контролировать амортизацию, прогнозировать закупки оборудования, иметь данные по фактически имеющимся основным средствам, так и для того, чтобы предотвратить прямые хищения. Так, в числе наших клиентов была компания, оказывающая услуги по ремонту и отделке. Один из сотрудников при закупке оборудования покупал дешевые инструменты вместо дорогих, подделывая документы. В итоге инвентарь быстро изнашивался, а компания несла прямые финансовые потери. Когда этот факт вскрылся, ущерб удалось возместить — сотрудник был привлечен к ответственности.

Это — только один пример, однако он показывает, насколько важна инвентаризация. Дорогое серверное оборудование, мебель, офисная техника — всю эту, а также другую собственность фирмы необходимо держать под контролем.

Инвентаризация для защиты товара

Практически все розничные компании при инвентаризациях сталкиваются с проблемами недостач и пересорта. Прямые продажи требуют особенно тщательного контроля над товарными запасами, особенно сейчас, когда от этого контроля в принципе зависит выживание фирмы.

Многие магазины и торговые сети до сих пор предпочитают самостоятельную инвентаризацию, считая, что она обходится дешевле. На самом деле это не так. Давно установлено, что издержки при самостоятельной инвентаризации перекрывают стоимость аутсорса.

Так, выполняя подсчет товара своими силами, магазин должен закрыться как минимум на несколько часов, а иногда и на несколько дней. При этом сотрудникам зачастую приходится выплачивать дополнительное вознаграждение (например, если подсчет ведется в нерабочее время). Если компания содержит свой штат ревизоров, самостоятельная инвентаризация становится еще более дорогой. Кроме затрат на заработную плату фирма несет расходы, связанные с организацией рабочих мест, транспортными расходами, социальным обеспечением сотрудников. В итоге собственная команда ревизоров обходится компании в среднем на 30% дороже услуг по независимой инвентаризации.

Независимая инвентаризация не только более доступна. Она еще и более надежна. Ее выполняют специалисты, заведомо незаинтересованные в искажении результатов. Так, в розничной торговле при инвентаризации очень распространены ситуации, когда результаты подсчета подтасовываются продавцами так, чтобы скрыть недостачу.

Мы сталкивались с множеством таких примеров. Товар может сканироваться несколько раз, чтобы показать, что в наличии есть не одна, а несколько его единиц. Другой вариант — это замена штрихкодов или этикеток так, чтобы вместо отсутствующего дорогого товара был посчитан дешевый. В этом случае проданный «мимо кассы» товар продолжает числиться на балансе.

Подмена товара в упаковках и коробках, фиктивное перемещение товара между магазинами накануне инвентаризации, вынос уже посчитанного на складе товара в торговый зал, где он считается повторно — я могу привести целый таких ситуаций. Независимая инвентаризация исключает все эти риски — подсчет проводится тщательно, в два этапа и без участия материально заинтересованных сотрудников.

Независимая инвентаризация как источник данных для анализа, а также отчета перед сторонними организациями

Самостоятельная инвентаризация предполагает только сверку товарных остатков и данных баланса. При независимой инвентаризации по результатам подсчета формируется детальный отчет, данные которого впоследствии можно представить в разном виде. 

Как используются инвентаризационные отчеты?

1.      Выявление недостач и пересорта.

Это — прямое назначение инвентаризации, и об этом я подробно рассказала выше. Отчет — это инструмент контроля над материальными ценностями.

2.      Анализ для оптимизации работы.

Например, проведенная в торговом зале инвентаризация может выявить опасные зоны хранения товара — те участки зала, где кражи происходят чаше всего. Другой вариант — выявление категорий товара, которые наиболее подвержены хищениям. Это может быть небольшой товар, который легко вынести в кармане, например. Такой анализ позволяет оптимизировать выкладку, размещение товара в зале так, чтобы свести кражи к минимуму. Еще одна возможность — оценка амортизации. Так, данные инвентаризации позволяют выявлять быстро изнашиваемое оборудование и принимать соответствующие решения — например, покупать более качественный инвентарь, способный служить дольше.

3.      Прогноз и стратегия.

Независимая инвентаризация дает точные данные по товарным остаткам, а значит, основываясь на них, руководство может принимать объективные, максимально корректные стратегические решения — например, в отношении формирования ассортимента, сотрудничества с теми или иными поставщиками, ценовой политики и т.п.

4.      Предоставление отчета сторонним организациям.

Отчеты могут предоставляться для подтверждения платежеспособности контрагентам, партнерам, инвесторам. Сегодня многие компании используют их при кредитовании в случае, если в качестве залога используются основные средства. Такой отчет подтверждает их наличие, и компании не нужно дополнительно приглашать оценщиков.

Эффективное антикризисное управление

Работа российского бизнеса в кризис больше похожа на выживание. Для того, чтобы снизить уровень стресса для компании, стоит выработать четкую антикризисную политику. К слову, западные компании, уже прошедшие множество кризисов, действуют именно так — они располагают антикризисными программами, которые позволяют быстро корректировать работу, повышая устойчивость к внешним проблемам.

Общей чертой подобных антикризисных программ является использование независимой инвентаризации. Это решение дает сразу несколько положительных эффектов: снижение уровня затрат, постановку качественного контроля над основными средствами, формирование базы данных для анализа. Сегодня и работающие в России компании приходят к этой же мысли. Так, Stokmann, Intedex Group, а также ряд других ритейлеров в России переходят к независимой инвентаризации — она помогает им сохранять основные средства, экономить деньги и держать ситуацию на предприятии под полным контролем.

К ленте новостей